Rozstanie z agencją marketingową lub freelancerem to sytuacja, która zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać. Zdarza się to z różnych powodów — czasem wynika z braku efektów, czasem z konieczności znalezienia partnera z większymi kompetencjami, a czasem z rozwoju firmy, która potrzebuje bardziej zaawansowanego wsparcia lub większego zespołu. Niezależnie od przyczyny, kluczowe jest, aby w momencie zakończenia współpracy nie zostać „z ręką w nocniku” — bez dostępów, dokumentacji i danych, które są podstawą kontynuacji działań marketingowych.
Dlaczego to tak ważne? Brak odpowiednich dostępów i informacji może sprawić, że wszystkie inwestycje w marketing, czas i pieniądze mogą pójść na marne. Czasami oznacza to konieczność rozpoczęcia wszystkiego lub dużej części prac praktycznie od nowa, co jest kosztowne i czasochłonne. Dlatego warto zadbać o to, aby przejście do nowej firmy lub uruchomienie tych działań wewnętrznie w Twojej firmie, odbyło się płynnie, a Ty masz pełną kontrolę nad swoimi danymi i narzędziami.
Oto przewodnik napisany moimi doświadczeniami ze współpracy z różnymi firmami w ciągu ostatnich kilku lat, który pomoże Ci upewnić się, że otrzymasz wszystko, co niezbędne do kontynuacji działań marketingowych po rozstaniu z agencją lub freelancerem.
Dlaczego firmy zmieniają agencje?
Każda współpraca zaczyna się od wielkich nadziei i planów, ale rzeczywistość często weryfikuje te oczekiwania. W artykule „Jest naprawdę źle!!! 5 rekomendacji na 2025r.” opisywałem, co najczęściej powoduje, że jesteśmy niezadowoleni z pracy firm i osób od SEO, SEM i Social Mediów, a co najważniejsze efekty tych prac są mizerne. Oto pozostałe najczęstsze powody, dla których z moich obserwacji, firmy decydują się na zmianę agencji lub freelancera:
- Brak zadowalających wyników — gdy efekty kampanii SEO, SEM czy social media nie odpowiadają oczekiwaniom lub nie przekładają się na zwrot z inwestycji. Nie mówimy oczywiście o 3-miesięcznej współpracy, ale o okresie znaczniej dłuższym kiedy mimo licznych starań i wdrażanych rozwiązań, efektów nadal brak. Brak zwiększonego ruchu, brak konwersji, brak poprawy zwrotu z inwestycji w te działania promocyjne i sprzedażowe.
- Problemy komunikacyjne — brak zrozumienia potrzeb klienta, opóźnienia w odpowiedziach, brak przejrzystości w działaniach. Każdemu może się zdarzyć cięższy okres w firmie, w życiu prywatnym itd. To jest zrozumiałe. Ale w momencie, kiedy tygodniami firma nie może doprosić się jakiegoś raportu, analizy, wdrożenia zmian czy ustalenia terminu spotkania, to pojawia się już poważny problem komunikacyjny. Jeśli nie udaje się go rozwiązać, to mamy kolejny powód rozwodu.
- Rozwój firmy — potrzeba bardziej zaawansowanych usług, których dotychczasowa agencja nie jest w stanie zapewnić. Wraz z rozwojem każdej firmy rośnie też świadomość, wiedza o narzędziach i możliwościach. Często zdarza się, że agencje lub freelancer, który doskonale sprawdzał się na początku działalności w sieci, na pewnym etapie po prostu nie jest w stanie wdrożyć bardziej zaawansowanych rozwiązań. Firma nie może stać w miejscu. Jeśli więc agencja seo,sem,social media nie jest w stanie zapewnić bardziej zaawansowanej obsługi, konieczna jest zmiana.
- Poszukiwanie nowego spojrzenia — zmiana partnera, aby zyskać świeże pomysły i nowe strategie. Obok wielu pozytywów współpracy z jedną agencją lub freelancerem jest też ważny minus. Brak spojrzenia z zewnątrz, wdrożenia lepszych pomysłów, zamknięcie w schematach. To powoduje, ze często firmy mają potrzebę zmiany partnera, zwłaszcza w kontekście prac związanych z kreacją, grafiką czy video.
- Zmiana priorytetów — rozwój nowych kanałów marketingowych, takich jak AI czy personalizacja, wymaga specjalistycznej wiedzy. Po analizie efektów prac w poszczególnych kanałach może okazać się, że jakieś aktywności po prostu należy ograniczyć lub zupełnie wyciszyć. Jeśli analizy twardo mówią, że na przykład z SEO generujemy 70% sprzedaży i spina się to biznesowo, a sprzedaż z Google Ads stanowi 10% wszystkich przychodów, a miesiącami dokładamy do tego kanału – to wtedy firma po prostu rezygnuje i przenosi budżety na skuteczniejsze działania. Mimo to warto zachować dane dostępowe, analizy, raporty i informacje, jeśli będzie konieczność powrotu do określonego kanału lub po prostu zmieni się sytuacja na rynku.
Czego możesz lub powinieneś wymagać od agencji przy rozstaniu?
Kluczowym elementem płynnego przejścia na współpracę z nową agencją, freelancerem lub przeniesienie tego zakresu prac do specjalisty wewnątrz firmy, jest zabezpieczenie wszystkich danych, dostępów i dokumentacji.
Oto szczegółowy wykaz, co powinna przekazać Ci agencja lub dotychczasowy partner z zakresu SEO, SEM czy Social Mediów
1. Narzędzia i platformy marketingowe:
Google Ads:
- Pełny dostęp administracyjny do konta.
- Lista aktywnych kampanii, ustawienia, strategie ustalania stawek, rozszerzenia reklam, ustawione konwersje wraz z uzasadnieniem,
- Informacje o budżetach, grupach reklam, słowach kluczowych i wykluczających słowach kluczowych, opcjonalnie także o sezonowości i innym ustawieniom co do kierowania czy harmonogramu reklam.
- Historia kampanii i raporty efektywności za okres ostatniego miesiąca, kwartału, roku czy dwóch – jeśli oczywiście wcześniej na bieżąco nie otrzymywałaś/eś takich informacji.
Google Analytics (GA4):
- Pełny dostęp administracyjny do konta i usług związanych z Twoją domeną
- Informacje o skonfigurowanych zdarzeniach, konwersjach (kluczowych zdarzeniach), tagach oraz ustawionych grupach odbiorców
- Informacje o przygotowanych indywidualnych dla Ciebie raportach w Google Analytics i krótkie wskazanie gdzie czego szukać.
- Eksport raportów historycznych w formie xls, pdf lub poprzez Looker studio.
Google Search Console:
- Dostęp administracyjny.
- Informacje na temat integracji z innymi narzędziami Google lub zewnętrznymi (api)
- Historia raportów indeksacji, problemów z witryną i zapytań wyszukiwania.
Google Tag Manager (jeśli był używany):
- Pełny dostęp administracyjny.
- Lista tagów, reguł i zmiennych.
- Informacje na temat logiki uruchomienia poszczególnych ustawień w GTM
Google Maps / Google Moja Firma:
- Pełny dostęp administracyjny.
- Weryfikacja własności wizytówki
- Informacja o integracji z innymi narzędziami Google.
YouTube (jeśli było używane):
- Pełny dostęp administracyjny do konta.
- Informacja o integracji z innymi narzędziami Google.
Looker Studio (jeśli używane):
- Pełny dostęp administracyjny.
- Informacja o wygenerowanych raportach z czytelnym komentarzem
- Informacja o integracji z innymi narzędziami Google.
Narzędzia SEO:
- Dostęp do Ahrefs, SEMrush, Senuto, Screaming Frog, Surfer SEO itp.
- Historia raportów, audytów, strategii linkowania, analiz słów kluczowych.
- Dane historyczne dotyczące pozycji słów kluczowych.
CMS strony internetowej:
- Dostęp administracyjny do panelu zarządzania stroną (np. WordPress, Joomla, Shoper).
- Lista wtyczek SEO oraz innych ważnych wtyczek, w raz z informacją o automatycznej aktualizacji wtyczek lub jej braku.
- Dane dostępowe do serwera FTP i hostingu.
Platformy social media:
- Dostęp administracyjny do kont firmowych i menedżera reklam (Facebook, Instagram, LinkedIn itp.).
- Pełny dostęp do profili firmowych.
2. Dane logowania i konfiguracji:
- Domena i hosting:
- Dostęp do panelu rejestracji domeny.
- Dane dostępowe do hostingu i serwera FTP.
- Konta e-mail marketingowe:
- Dostęp do narzędzi typu Mailchimp, GetResponse itp.
- Zaplecze SEO:
- Lista stron zapleczowych i linków zewnętrznych.
- Baza słów kluczowych:
- Lista słów kluczowych, na które prowadzono SEO wewnętrzne oraz zewnętrzne (najlepiej w formacie XLS z przypisanymi adresami url w stronach).
- Raporty i dokumentacja:
- Miesięczne/kwartalne raporty z SEO, Google Ads i GA4.
- Opcjonalnie strategie linkowania i plany działań marketingowych.
3. Materiały i zasoby:
- Treści i grafiki:
- Kopie treści i grafik stworzonych przez agencję.
- Plan publikacji treści na najbliższy czas.
- Strategie i plany:
- Strategia SEO, Google Ads, content marketingu.
- Linki zewnętrzne:
- Lista backlinków i kontakty do partnerów współpracujących.
Dlaczego to wszystko jest takie ważne, jeśli mamy ROZWÓD?
Kontynuacja działań marketingowych bez kluczowych danych, takich jak historia kampanii, raporty czy dostępy do narzędzi, jest niemal niemożliwa. Dzięki temu, że posiadasz pełny zestaw informacji, możesz:
- Budować nowe strategie na bazie dotychczasowych danych, informacji oraz już aktywnych narzędzi marketingowych
- Prowadzić skuteczne kampanie Google Ads oraz Facebooka Ads, na bazie zebranych danych o użytkownikach, zdarzeniach i konwersjach
- Unikać powtarzania błędów, które zostały już wcześniej wyeliminowane i oszczędzać czas oraz pieniądze (na przykład zestawy słów wykluczających czy miejsc wykluczających, podział kampanii PMAX i pozostałe cenne informacje i dane).
- Zabezpieczyć swoje inwestycje i minimalizować straty, delegując budżety w te działania, które na bazie analizy przynosiły i prawdopodobnie po zmianie podmiotu realizującego marketing, nadal będą przynosiły wymierne korzyści!
Pamiętaj, że w erze kampanii opartych na danych i sztucznej inteligencji, brak pełnych informacji może poważnie wpłynąć na skuteczność Twoich działań marketingowych. Zadbaj więc o pełną dokumentację i dostępy przy każdym rozstaniu z agencją – nawet jeśli współpraca była udana.
A jak już wszystko po zmianach poukładasz, to pamiętaj że aby jeszcze więcej wycisnąć z Twoich budżetów na marketingu „Ogarnij SEO + UX + AI w Twoim sklepie internetowym na progu 2025 roku”, o czym piszę w poprzednim artykule.
#agencjamarketingowa #freelancer #dane #marketinginternetowy #digitalmarketing #rozwod #subiektywnieomarketingu #robertduda
